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Qui est responsable de la numérisation dans votre entreprise ? a) CEO, b) CTO, c) COO, d) COVID-19. Ce dicton a fait le tour de LinkedIn, avec un fond de vérité : contraintes par l'épidémie de Corona, de nombreuses entreprises sont devenues involontairement plus numériques et plus agiles. Ce qui pouvait auparavant être rejeté comme une tendance à la mode, inutile ou inappropriée, et étouffé dans l'œuf par des discussions interminables sur la protection des données et le manque de productivité, a brusquement changé du jour au lendemain. Grâce à Corona, l'ensemble du personnel travaille soudain indépendamment du lieu et de l'heure. En fait, c'était le bon moment pour repenser les formes de travail, pour adapter les structures de manière agile et pour mettre en œuvre durablement des mesures de numérisation. Mais ce processus prend du temps, comme nous l'a montré sans équivoque le cas d'école COVID-19. L'éternel mantra de la numérisation est "mieux vaut tôt que tard", mais c'est au plus tard maintenant qu'il est grand temps.
Mais le changement abrupt était loin d'être rose. Les entreprises s'en sont aperçues par exemple lorsque des documents importants n'étaient disponibles que physiquement et que les collaborateurs devaient d'abord se rendre au bureau tôt le matin pour pouvoir ensuite travailler à la maison. Ou lorsque les collaborateurs devaient travailler en tant que parents dans un petit appartement en home-office et faire en même temps de l'école à domicile avec deux enfants. Ou lorsque la collaboration devient soudain beaucoup plus difficile parce que l'échange personnel et le team building avec les collègues de travail ont été négligés.
Les difficultés initiales se sont stabilisées avec le temps et, dans l'ensemble, le home office a relativement bien fonctionné dans toute la Suisse. Dans tout le pays, les cadres ont constaté que la plupart des collaborateurs sont motivés pour bien faire leur travail, qu'ils le fassent dans un bureau ultra-équipé ou dans un home-office beaucoup trop petit. Pour beaucoup, la crise de la Corona a même entraîné une véritable poussée de productivité, d'une part parce qu'il n'y avait plus de temps de trajet, mais surtout parce que de nombreuses réunions et interruptions inutiles ont été supprimées.
Après la crise : saisir l'opportunité de préparer l'avenir
Les entreprises ont maintenant fondamentalement deux options pour faire face à cette situation : Soit il leur reste les souvenirs négatifs de toutes les difficultés rencontrées pendant la crise de la Corona et elles essaient de retrouver le plus rapidement possible leur forme d'avant la crise. Ou bien elles se focalisent sur les expériences positives que l'entreprise a faites ces derniers mois pendant COVID-19, sur les enseignements qu'elles en tirent et sur la direction qu'elles veulent prendre à partir de là.
Le premier type d'entreprise rate l'occasion de se préparer à l'avenir et d'augmenter sa résilience. Le prochain cygne noir ou la prochaine crise ne manqueront pas d'arriver - et il est très peu probable que ces entreprises s'en tirent à bon compte, car l'avenir sera tout sauf simple. Nous vivons déjà dans un monde VUCA, un terme qui décrit le monde actuel comme instable ("volatility"), incertain ("uncertainty"), complexe ("complexity") et ambigu ("ambiguity"). Les entreprises ont tout intérêt à s'adapter à ce monde VUCA en devenant plus agiles et en réagissant plus rapidement aux changements.
Même si, dans le contexte de l'épidémie de coronavirus, on parle surtout du home office, l'agilité signifie bien plus que l'adoption rapide d'une directive sur le home office ou la distribution de quelques bons pour des articles électroniques. Concrètement, il s'agit de thèmes tels que
- Auto-organisation et auto-responsabilité
- Travail indépendant du lieu et de l'heure
- Décentralisation de la prise de décision
- Travail sans hiérarchie
- Méthodes de travail agiles
Créer les bonnes bases avec un état d'esprit agile
La crise a montré que des processus lourds et bureaucratiques doivent être mis au rebut dès qu'il faut réagir en quelques jours à l'effondrement des marchés et des chaînes d'approvisionnement dans le monde entier. Pourquoi retomber dans les vieux schémas après la crise ? Dans quelle mesure une plus grande agilité permettrait-elle d'innover davantage et de réduire les délais de mise sur le marché ?
Les entreprises tournées vers l'avenir réfléchissent à l'adéquation de leurs processus et structures avec l'agilité en se posant les questions suivantes :
- Quels changements introduits pendant l'épidémie de Corona ont rendu notre organisation plus agile ?
- Lesquels de ces changements voulons-nous rendre permanents ?
- Comment allons-nous y parvenir ?
Ce qui apparaît déjà maintenant : L'agilité est avant tout une question d'état d'esprit. Si les collaborateurs doivent assumer davantage de responsabilités et prendre des décisions plus rapidement, ce ne sont ni des outils ni des instruments qui sont nécessaires, mais une culture du lieu de travail basée sur la confiance. La vision, les valeurs et le sens sont les garde-fous qui permettent aux collaborateurs de prendre les meilleures décisions possibles. Un feed-back valorisant et une culture de l'erreur conduisent à une collaboration constructive qui permet de penser de manière nouvelle et disruptive.
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En fin de compte, ce sont les cadres qui ont la responsabilité d'autoriser l'agilité et de la vivre. Mais une étude de Great Place To Work Allemagne montre à quel point ces derniers surestiment l'état de l'agilité : seuls 41% des collaborateurs jugent positivement l'agilité dans leur entreprise, alors que les cadres l'évaluent à 54% et les directeurs même à 65%.
Pour les entreprises, il est important que l'agilité soit ancrée à tous les niveaux de la hiérarchie et que les collaborateurs soient suffisamment proches des clients et du marché pour savoir ce qui influencera et modifiera leurs activités à l'avenir. L'agilité ne peut être atteinte de manière globale que si tous les groupes, et en particulier les collaborateurs, qui sont les experts de leur domaine d'activité, ont la possibilité de penser différemment et de manière nouvelle afin de développer de nouvelles solutions.
