Dans les coulisses de Great Place To Work Suisse : les principes directeurs de notre collaboration

... "Au secours, nous n'avons pas de chef !

Chez Great Place To Work Suisse, nous sommes auto-organisés depuis six ans. Mais qu'est-ce que cela signifie exactement ? Est-ce le chaos et l'anarchie qui règnent ? Comment en est-on arrivé là ? Et à quoi ressemble concrètement la collaboration chez nous ?"...

Dans notre dernier article nous vous avons expliqué pourquoi Great Place To Work Suisse a osé faire le saut vers l'auto-organisation - et comment nous y sommes parvenus. 

Nous souhaitons maintenant montrer ce que cela signifie concrètement. Comment prenons-nous des décisions ? Comment nos équipes travaillent-elles ensemble ? Comment diriger sans cadres ? Et quels sont les principes qui sous-tendent notre travail quotidien ?

Nous nous réjouissons de partager avec vous de nombreux aperçus et enseignements passionnants. 

Vous ne connaissez pas encore nos cercles et "CCC" ressemble plus à une typo qu'à un comité qui assure la communication inter-cercles ? -> Cliquez ici pour accéder à la première partie !

Pour tous les autres : Bon retour et c'est parti !  

Comment travaillons-nous ensemble ?

Une collaboration efficace est essentielle à la réussite de notre entreprise. Notre méthode de travail est basée sur des principes et des valeurs clairs qui déterminent nos actions quotidiennes et notre collaboration. La responsabilité personnelle est particulièrement importante dans notre configuration. Et pour que nous puissions prendre des décisions fondées, les informations pertinentes sont accessibles en toute transparence. Par exemple, tout le monde a accès aux chiffres de l'entreprise (recettes et dépenses, y compris les coûts salariaux), aux contrats avec les fournisseurs, participe activement à la définition de la stratégie commerciale, etc. 

Jetons maintenant un coup d'œil à ces différents aspects pour comprendre comment ils s'imbriquent les uns dans les autres.

La compréhension des rôles

Chez Great Place To Work Suisse, nous ne pensons pas en termes de fonctions ou de hiérarchies traditionnelles, mais en termes de rôles flexibles qui nous permettent de travailler de manière agile et efficace. Une personne peut ainsi occuper ou assumer différents rôles, en fonction de ses besoins, de ses compétences et de ses intérêts. 

Nous nous gérons nous-mêmes et sommes responsables de l'exécution consciencieuse et judicieuse des rôles et des tâches que nous avons acceptés. Cette auto-organisation s'applique aussi bien aux rôles individuels qu'aux rôles au sein de nos cercles, les équipes auto-organisées. Il est essentiel que nous agissions de manière autonome et que nous ne comptions pas sur les instructions "d'en haut". Au lieu de cela, nous prenons activement en main nos tâches et travaillons de manière autonome à leur réalisation. 

Afin d'avoir une compréhension commune des rôles, nous avons défini chacun d'entre eux et consigné par écrit leur sens et leur objectif, ainsi que les compétences et les pouvoirs de décision. Une compréhension claire des rôles nous permet de travailler de manière efficace et ciblée et garantit une structure et des responsabilités claires au sein de notre équipe. 

En connaissant le rôle de chacun et le(s) rôle(s) des collègues, nous savons qui est responsable de quoi et quelle influence cela a sur la réalisation de nos objectifs stratégiques.

Quelques principes :

• Personne ne doit avoir trop de rôles afin de garantir une charge de travail équilibrée.
• Chacun doit se sentir en sécurité et motivé dans son rôle. Cela permettra aux membres de l'équipe de s'épanouir et de se sentir capables de prendre des décisions.
• Un rôle est basé sur les compétences, les préférences et les ressources appropriées. Il ne s'agit pas de "choisir les meilleurs" ! 
• Même si les membres de l'équipe se sentent à l'aise dans leurs rôles, ils savent qu'ils peuvent demander conseil s'ils ne se sentent pas à l'aise pour prendre une décision.  

Exemple : Coordinateur·rice de cercle

Mission : s'assurer que les processus internes sont respectés et que la communication au sein de son propre cercle, mais aussi entre les cercles, fonctionne sans problème.

Le·a coordinateur·rice de cercle est responsable de l'organisation des réunions de cercle et de la coordination des ressources ainsi que de la répartition des tâches et des projets dans son cercle. Il/elle fait office d'interface avec les autres cercles et représente son propre cercle au sein du Cross-Circle-Council (CCC). Il·elle définit et améliore les processus en collaboration avec les autres membres du cercle. Le·a coordinateur·rice de cercle change chaque année.

Principes directeurs

Dans cette section, nous allons examiner de plus près comment nous intégrons les aspects d'une collaboration réussie dans notre travail quotidien et pourquoi ils sont si essentiels à la réussite de nos équipes.

Ce sont nos principes directeurs pour une collaboration réussie : 

1. Responsabilité personnelle et esprit d'entreprise

Surtout dans un environnement sans hiérarchie formelle, un haut niveau de (propre) responsabilité est essentiel, car il nous permet de travailler de manière flexible, efficace et autonome.

L'autonomie signifie que nous nous occupons activement de la planification et de la réalisation de nos tâches. Nous ne sommes pas seulement responsables de la réalisation de nos propres tâches, mais aussi de la planification des ressources, de la communication avec les parties prenantes et de la coordination avec les autres membres de l'équipe. La responsabilité individuelle signifie : aborder les collègues de manière proactive lorsque nous avons des questions, les informer à temps, demander activement de l'aide lorsque nous ne pouvons pas respecter les délais, prendre nos propres décisions et en assumer les conséquences.

Chaque collaborateur·rice est encouragé·e à penser et à agir en tant qu'entrepreneur·euse. Nous devons être conscients que nos actions ont un impact direct sur le succès de l'équipe et que nous devons donc être en mesure d'agir de manière indépendante et de prendre des décisions qui contribuent au succès global. En favorisant un "esprit d'entreprise", nous renforçons la dynamique d'équipe et créons un environnement dans lequel chacun·e est encouragé·e à s'impliquer activement et à prendre des responsabilités.

Et nous sommes convaincus que chaque membre de l'équipe a la capacité d'agir comme un·e entrepreneur·euse, indépendamment de son âge, de son expérience ou de sa spécialité. 

Nous allons même plus loin : chez nous, chaque membre de l'équipe a la possibilité de devenir copropriétaire. Ainsi, nous assumons non seulement la responsabilité de l'accomplissement de nos tâches, mais nous avons également un intérêt personnel dans le succès à long terme de l'entreprise. 

D'ailleurs plus de 50% de nos collaborateur·rice·s sont aujourd'hui copropriétaires de Great Place To Work Suisse.  

2. Transparence

"L'information, qui a souvent été utilisée comme un instrument de pouvoir, devient grâce à la transparence, un outil qui favorise l'intelligence et la responsabilité collective".

Patrick Mollet, copropriétaire et consultant

Pour pouvoir agir en tant qu'entreprise, nous devons avoir accès à toutes les informations qui nous intéressent. Qu'il s'agisse de décisions, de chiffres d'affaires, de projets ou de stratégies. 

La transparence crée la confiance, favorise la collaboration et la motivation. La transparence permet à tous de comprendre la situation dans son ensemble, et d'impliquer activement les collaborateur·rice·s en apportant leur contribution dans les processus de décision. 

Chez Great Place To Work Suisse, nous appliquons depuis quelques années la transparence absolue (y compris la transparence des salaires) !

Cela signifie que chez nous avons tous accès à toutes les informations (à l'exception des informations sensibles des collaborateur·rice·s). Si cela m'intéresse de savoir comment est géré notre budget , je peux trouver les informations sur notre cloud. Si je souhaite voir ce que nous avons décidé lors de l'atelier stratégique 2022, je trouve également les informations sur notre cloud.

Chez nous, nos objectifs et plans stratégiques sont visibles par tous, de sorte que chaque collaborateur·rice comprenne où l'entreprise se dirige à long terme et comment ses propres tâches y contribuent. Il en va de même pour les données financières telles que le chiffre d'affaires, les bénéfices, les coûts, les budgets et les salaires. Ou pour les postes à pourvoir (y compris où nous en sommes dans le processus de recrutement). Pour ne citer que quelques exemples.

Comment mettre la transparence en pratique ? Et comment devenir plus transparent en tant qu'entreprise ? Le deep-dive de 30 minutes de Patrick Mollet et Tobias Véron est disponible ici -> Transparence radicale : ce qu'elle apporte et comment les entreprises peuvent être plus transparentes 

3. Communication

Le flux d'informations qui vient avec la transparence absolue ne doit pas être sous-estimé. 

Tout le monde le sait : on rentre de vacances au bureau et on est submergé d'e-mails. Imaginez maintenant que vous recevez toutes les informations, de toute l'entreprise, de chaque département et de chaque personne. Il est donc d'autant plus important de mettre en place les bons sas et les bons canaux pour l'échange d'informations et la communication.

Alors, comment assurer un échange d'informations efficace et une communication interne qui fonctionne ?

Nous travaillons avec différents outils (numériques) pour la collaboration et l'échange d'informations : Il y a les canaux d'équipe classiques, dans lesquels les informations sont partagées de manière proactive avec l'importance correspondante, il y a les "créneaux d'information" dans les réunions et puis il y a les informations non partagées activement. Dans ce dernier cas, il s'agit souvent de documentation sur des processus ou des décisions, dont tout le monde peut s'informer lui-même s'il·elle le juge nécessaire. 

Communication interne : Teams Channels

Chez nous, la communication interne se fait par le biais d'équipes. Nous avons différents canaux que nous utilisons différemment. Par exemple, chaque cercle a son propre canal dans lequel les informations pertinentes pour le cercle sont partagées. Bien entendu, tout le monde a accès à tous les canaux. 

De plus, nous avons un canal "Must-Know" pour tout le cercle. Nous y partageons des informations qui concernent toute l'entreprise. Et nous partons du principe que tout le monde est au courant de chaque information qui y est partagée (et, si nécessaire, en déduit les choses à faire).

Et puis, bien sûr, nous avons aussi quelques canaux "fun" dans lesquels nous annonçons des apéros internes ou partageons des faits amusants 😀

Nous utilisons Outlook principalement avec les clients et d'autres parties externes. 

Gestion de projet & documentation : ClickUp

Nous utilisons ClickUp pour la gestion de projets internes et externes et pour la documentation des réunions, des processus et des décisions. 

Nous sommes tous responsables de documenter les taches dans ClickUp et de les partager avec l'équipe. Chaque document a un "propriétaire de page". Celui-ci est chargé de mettre à jour les informations et d'informer des ajustements. 

Documents : Cloud

Nous stockons tous nos documents, présentations, pitchs, contrats, designs et tout le reste dans notre cloud. Afin de garantir que chacun puisse trouver la version finale d'un document, il existe des "règles" d'archivage. 

Dans le cadre de notre transparence absolue, tout le monde a accès à tous les dossiers. 

Communication inter-Cercle : Conseil inter-Cercle (CCC)

Nous assurons la communication inter-cercles grâce au conseil inter-cercles.

Une fois par mois, tous les coordinateurs de cercle se réunissent et échangent des informations sur ce qui se passe dans leurs cercles respectifs et qui pourrait influencer l'un des autres cercles.

Parfois, il s'agit simplement d'explorer une idée et d'obtenir un feedback qui intègre les perspectives de tous les cercles. Ainsi, nous savons rapidement si nous n'avons pas tenu compte d'une perspective.

Réunions : Réunions circulaires et All Hands

Les cercles décident eux-mêmes de la fréquence de leurs échanges "formels" sous forme de réunions d'équipe. Une fois par mois, nous organisons une réunion "All Hands" avec tous les collaborateurs. 

Il existe une structure spécifique à cet effet (Information Only / To discuss / To Decide). Le succès des réunions dépend de la préparation, de la participation active et de l'implication de tous les participant·e·s dans les décisions. Pour que tous aient suffisamment de temps pour se préparer, les sujets doivent être inscrits dans les Meeting Notes au moins 24 heures à l'avance (si une décision doit être prise, au moins 48 heures à l'avance). 

Pour savoir exactement comment nous travaillons avec les différents outils et ce que nous pouvons encore améliorer, consultez notre Épisode de podcast sur le thème de la transparence. 

Un leadership sans dirigeants ?

Dans une entreprise traditionnelle, la direction est souvent entre les mains de cadres ayant des titres et des positions spécifiques. Mais (comment) le leadership fonctionne-t-il sans dirigeants ? 

Nous vous montrons comment nous prenons des décisions et dirigeons notre organisation, sans aucun dirigeant.

Gestion basée sur les compétences

Pas de hiérarchie ne signifie pas pas de leadership. Chez Great Place To Work Suisse, nous adhérons à un modèle de leadership basé sur les compétences et nous insistons sur le fait que chacun peut assumer des responsabilités supplémentaires et prendre des décisions en fonction de ses capacités et de ses intérêts.

Dans notre conception, agile n'est pas synonyme d'absence de leadership. Nous avons constaté qu'un modèle de direction basé sur les compétences s'harmonise bien avec les principes agiles. Il nous permet de réagir de manière flexible aux changements et de prendre des décisions basées sur la compétence et l'expérience.

Dans le contexte agile, la prise de responsabilité signifie que chaque membre de l'équipe a la possibilité d'assumer des responsabilités supplémentaires, en fonction de ses compétences et de ses intérêts.

Certains membres de l'équipe peuvent être propriétaires et leaders dans certains domaines, tandis que d'autres se concentrent sur leurs tâches spécialisées. Ce modèle flexible permet à chacun de contribuer à sa manière au succès de l'équipe et crée un environnement de travail dynamique qui bénéficie de compétences et de perspectives variées.

Dans les organisations classiques, c'est le dirigeant qui décide en fin de compte, car il est également responsable. Mais comment cela fonctionne-t-il dans une entreprise auto-organisée ?  

Prise de décision basée sur le consentement :

Parfois, les décisions concernent l'ensemble de l'entreprise et doivent être assumées par tous. Comment prendre des décisions efficaces dans ces cas-là ?

Chez Great Place To Work Suisse, nous misons sur un modèle de prise de décision basé sur le consentement.

Qu'est-ce que la prise de décision basée sur le consensus ?

Sur la base de notre compréhension du rôle et de la gestion basée sur les compétences, nos décisions sont basées sur le principe du "consentement". La prise de décision basée sur le consentement consiste à prendre une décision qui soit acceptable pour toutes les parties concernées, même si chacune ne doit pas nécessairement être d'accord sans réserve. Cela nous permet de prendre des décisions plus rapides et plus souples, sans longues discussions ni désaccords. 

Concrètement, le processus se présente chez nous comme suit :

Dans le processus de prise de décision, nous avons quelques principes :

• Nous faisons confiance au propriétaire du sujet et partons du principe qu'il est le mieux informé sur le sujet.
• Nous partons du principe que le Topic Owner a impliqué toutes les parties prenantes pertinentes.
• Nous veillons à ce que tous les avis, feedbacks et enrichissements soient entendus et formulons une "proposition de décision" finale. 
• Nous adoptons une approche "Save enough to try".  

Avantages et inconvénients de l'agilité : les deux côtés de la médaille

L'agilité et l'abolition des hiérarchies nous ont apporté de nombreux avantages. La flexibilité et l'adaptabilité obtenues grâce à la répartition des "pouvoirs" sur des cercles plus petits nous permettent d'agir très rapidement et de réduire les obstacles bureaucratiques. Des idées bien préparées peuvent être présentées, discutées, acceptées et mises en œuvre le jour même au cours d'une réunion. 

De plus, le caractère décentralisé de la prise de décision favorise le sentiment de responsabilité et d'engagement chez les membres de l'équipe. Chacun d'entre nous peut participer aux discussions, aux décisions et apporter une contribution tangible.

Néanmoins, il y a aussi un revers à la médaille, surtout avec la croissance constante et rapide, nous nous occupons actuellement de quelques sujets.

L'absence d'une hiérarchie claire peut entraîner des problèmes pour garantir des compétences et des responsabilités claires. En outre, dans une structure moins hiérarchisée, les rôles traditionnels de leadership sont moins clairement définis, de sorte qu'il est important pour les individus d'assumer des responsabilités de leadership de manière proactive. Cette ambiguïté peut représenter un défi pour ceux qui préfèrent les hiérarchies claires.

L'alignement sur la stratégie globale de l'entreprise peut être plus nuancé dans une structure agile et nécessite un équilibre délicat entre une prise de décision décentralisée et une vision cohérente.

L'entrée dans une organisation auto-organisée peut être un défi pour les nouveaux collaborateurs, car ils doivent s'adapter à un nouvel environnement de travail et à une nouvelle manière de travailler. Pour faciliter cette transition, nous avons revu notre programme d'onboarding et l'avons spécialement adapté aux besoins des nouveaux arrivants dans notre organisation. 

Notre programme d'intégration ne se concentre pas uniquement sur l'acquisition de connaissances et de compétences professionnelles, mais également sur l'introduction à notre structure organisationnelle et à nos méthodes de travail. Les collaborateurs reçoivent désormais un aperçu complet de notre structure Circle, de nos processus de prise de décision et de nos valeurs culturelles, afin de faciliter leurs débuts dans leur nouvel environnement de travail. Grâce à des programmes de jumelage ciblés, nous les aidons à s'adapter rapidement et à trouver leurs marques dans notre environnement auto-organisé.

Cela vous semble passionnant ? Nous nous ferons un plaisir de vous aider à faire les premiers pas vers la transparence et l'auto-organisation :