Hinweise an Teilnehmende der Great Place To Work® Mitarbeitendenbefragung

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch GPTW Switzerland AG und Ihre Rechte aus dem Schweizer Datenschutzgesetz DSG sowie der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO geben. Das DSG betrifft alle personenbezogenen Daten von Personen, die in der Schweiz wohnhaft sind, während das DSGVO personenbezogene Daten von Personen innerhalb der EU abdeckt. Für Personen mit Wohnsitz ausserhalb der Schweiz und der EU verpflichtet sich GPTW Switzerland AG, die geltenden Gesetze und Reglemente zu befolgen.

Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise diese genutzt werden, richtet sich massgeblich nach den von Ihrem Arbeitgeber beantragten bzw. mit GPTW Switzerland AG vereinbarten Dienstleistungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.

Wer ist verantwortlich für die Datenerhebung?

Bei der Durchführung einer Great Place To Work®-Befragung handelt sich um eine Auftragsbearbeitung gemäss Art. 9 DSG respektive Art. 28 DSGVO, wobei GPTW Switzerland AG als Auftragsbearbeiter agiert und Ihr Arbeitgeber als Auftraggeber. Verantwortlich für die Datenerhebung ist somit Ihr Arbeitgeber.

Anfragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten – namentlich wessen Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck diese Daten verarbeitet werden und welche personenbezogenen Daten an GPTW Switzerland AG weitergegeben werden, stellen Sie bitte Ihrem Arbeitgeber. Allfällige Fragen zu Datenschutz an GPTW Switzerland AG können Sie an folgende Kontaktangaben senden:

Frau Ulrike Preissner
Datenschutz
c/o GPTW Switzerland AG
Schiffbaustrasse 7
CH-8005 Schweiz
CH_privacy@greatplacetowork.com

Welche Personendaten werden gesammelt?

Je nachdem, welche Befragung Ihr Arbeitgeber mit GPTW Switzerland AG durchführt, werden unterschiedliche personenbezogene Daten erhoben. Die Befragung wird entweder mit der Befragungsplattform Emprising™ oder OneManyAny (OMA) erhoben.

Zudem besteht die Möglichkeit, dass Ihr Unternehmen Sie entweder via Geschäfts-Email einlädt, oder Ihnen einen Code zur Verfügung stellt. Wenn Sie mit Emprising™ befragt werden, erkennen Sie dies an der Einladung via E-Mail. Diese enthält das Emprising™ Logo. Andernfalls werden Sie mit OMA befragt. Bei Codebefragungen erhalten Sie die Informationen zur verwendeten Befragungsplattform von Ihrem Arbeitgeber.

Im Folgenden ist aufgelistet, welche personenbezogenen Informationen zur Durchführung der Mitarbeitendenbefragung erhoben werden.

Emprising™

Wenn Sie die Mitarbeitendenbefragung mit Emprising™ ausfüllen, werden mindestens folgende personenbezogene Daten durch Ihren Arbeitgeber über eine Mitarbeitendenliste vor dem Start der Befragung in das Tool hochgeladen:

Ihre Geschäfts-E-Mail Adresse
Sollten Sie nicht über eine Geschäfts-E-Mail Adresse verfügen, wird für Sie ein individueller Code erstellt
Demographische Informationen zu Ihrem Alter, Ihrer Anstellungsdauer, Ihrem Geschlecht, Ihrer Stellenebene und Ihrer Art der Beschäftigung. Wenn Ihr Arbeitgeber die demographischen Informationen bereits in der Mitarbeitendenliste hinterlegt hat, werden keine Fragen zu ebendiesen im Fragebogen erscheinen. Andernfalls beantworten Sie die Fragen zu demographischen Angaben in der Befragung.
- Ihr Alter wird in 10-Jahres-Intervallen erfasst (bis 25 Jahre, 26 bis 34 Jahre, 35 bis 44 Jahre, 45 bis 54 Jahre, 55 Jahre und älter)
- Ihre Anstellungsdauer wird in Intervallen erfasst (weniger als 2 Jahre, 2 bis 5 Jahre, 6 bis 10 Jahre, 11 bis 15 Jahre, 16-20 Jahre, länger als 20 Jahre)
- Ihre Stellenebene wird auf vier Stufen erfasst (Mitarbeiter*in ohne Führungsverantwortung; Untere Führungsebene: führt Mitarbeitende, keine Führungskräfte; Mittlere Führungsebene: führt auch andere Führungskräfte, nicht im oberen Führungsteam; Obere Führungsebene: höchste Führungsebene, Vorstandsmitglied, Geschäftsführung)
- Ihre Art der Beschäftigung wird als Vollzeit (100%) und Teilzeit (< 100%) erfasst
- Geschlecht (Männlich, weiblich, anderes, hier nicht genanntes Geschlecht)
Unter Umständen erfasst oder erfragt Ihr Arbeitgeber weitere Informationen über Ihre organisatorische Zugehörigkeit (z.B. Standort, Team, …).

OMA

Wenn Sie die Mitarbeitendenbefragung mit OneManyAny (OMA) ausfüllen, werden mindestens folgende personenbezogene Daten durch GPTW Switzerland AG über eine Mitarbeitendenliste vor dem Start der Befragung in das Tool hochgeladen:

Ihre Geschäfts-E-Mail Adresse
Sollten Sie nicht über eine Geschäfts-E-Mail Adresse verfügen, wird für Sie ein individueller Code erstellt
Demographische Informationen zu Ihrem Alter, Ihrer Anstellungsdauer, Ihrem Geschlecht, Ihrer Stellenebene und Ihre Art der Beschäftigung. Wenn Ihr Arbeitgeber die demographischen Informationen bereits in der Mitarbeitendenliste hinterlegt hat, werden keine Fragen zu ebendiesen im Fragebogen erscheinen. Andernfalls beantworten Sie die Fragen zu demographischen Angaben in der Befragung.
- Ihr Alter wird in 10-Jahres-Intervallen erfasst (bis 25 Jahre, 26 bis 34 Jahre, 35 bis 44 Jahre, 45 bis 54 Jahre, 55 Jahre und älter)
- Ihre Anstellungsdauer wird in Intervallen erfasst (weniger als 2 Jahre, 2 bis 5 Jahre, 6 bis 10 Jahre, 11 bis 15 Jahre, 16-20 Jahre, länger als 20 Jahre)
- Ihre Stellenebene wird auf vier Stufen erfasst (Mitarbeiter*in ohne Führungsverantwortung; Untere Führungsebene: führt Mitarbeitende, keine Führungskräfte; Mittlere Führungsebene: führt auch andere Führungskräfte, nicht im oberen Führungsteam; Obere Führungsebene: höchste Führungsebene, Vorstandsmitglied, Geschäftsführung)
- Ihre Art der Beschäftigung wird als Vollzeit (100%) und Teilzeit (< 100%) erfasst
- Geschlecht (Männlich, weiblich, anderes, hier nicht genanntes Geschlecht)
Unter Umständen erfasst oder erfragt Ihr Arbeitgeber weitere Informationen über Ihre organisatorische Zugehörigkeit (z.B. Standort, Team, …).

Offene Fragen

Am Ende der Befragung sind weiter die folgenden zwei offenen Fragen enthalten:

Gibt es in Ihrer Organisation etwas Aussergewöhnliches oder Spezielles, durch das sich diese als Arbeitsplatz ganz besonders positiv hervorhebt? Bitte nennen Sie konkrete Beispiele.
Wenn Sie eine Sache ändern könnten, um Ihre Organisation zu einem besseren Arbeitgeber zu machen, was wäre das? Bitte nennen Sie konkrete Beispiele.

Bitte beachten Sie: Antworten auf offene Fragen werden wortwörtlich an Ihren Arbeitgeber übermittelt, d.h. ohne Anonymisierung von Namen oder anderen Hinweisen, die Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen würden. Wenn Sie sich also durch das Schreiben eines Kommentars nicht identifizieren möchten, vermeiden Sie Hinweise auf Ihre eigene Person.

Zu welchen Zwecken werden die gesammelten Personendaten bearbeitet?

Die oben genannten Informationen werden ausschliesslich für die Analyse der Ergebnisse verwendet. GPTW Switzerland AG garantiert, Ihre persönlichen Daten ausschliesslich für die Mitarbeitendenbefragung zu verwenden.

Wir garantieren, dass die Identität aller Teilnehmenden und deren Antworten unter allen Umständen absolut vertraulich behandelt werden. Die Auswertung erfolgt in aggregierter Form und nur, wenn 5 oder mehr Personen einer Gruppe (Organisationseinheit, demografische Gruppe zum Beispiel die Altersgruppe 55+ – siehe Grafik 2) die Befragung ausgefüllt haben. Eine Darstellung dieses Gruppen-Prinzips ist in den untenstehenden Grafiken aufgeführt:

Unter keinen Umständen wird Ihr Arbeitgeber Informationen über einzelne Antworten erhalten. Auch werden von GPTW Switzerland AG keine Auskünfte darüber erteilt, wer an der Befragung teilgenommen hat und wer nicht.

Ihre Teilnahme ist zu jeder Zeit freiwillig. Ohne Ihr Wissen und Ihre Zustimmung werden keine persönlichen Informationen gesammelt. Sie haben das Recht, die Befragung jederzeit abzubrechen. Fragen können innerhalb des Fragebogens ausgelassen werden.

Wie lange werden diese gesammelten Personendaten aufbewahrt?

Emprising™

5 Tage nach Ende der Befragung werden die E-Mail-Adressen oder Codes von Ihren individuellen Antworten zum Fragebogen entkoppelt und gelöscht. Ab diesem Zeitpunkt liegen nur noch Rohdaten im Befragungstool Emprising™ vor, d.h. keine personenbezogenen Daten mehr. Bis zu diesem Zeitpunkt weiss nur GPTW Switzerland AG, welche Antworten zu welcher Person gehören. Nach Entkopplung der Daten weiss auch GPTW Switzerland AG nicht mehr, welche Antworten zu welcher Person gehören. Unter keinen Umständen wird Ihr Arbeitgeber zu irgendeinem Zeitpunkt Informationen über einzelne Antworten erhalten.

OMA

E-Mail-Adressen werden einmal jährlich im März von individuellen Antworten zum Fragebogen entkoppelt und gelöscht. Ab diesem Zeitpunkt liegen nur noch Rohdaten im Befragungstool OMA vor, d.h. keine personenbezogenen Daten mehr. Bis zu diesem Zeitpunkt weiss nur GPTW Switzerland AG, welche Antworten zu welcher Person gehören. Nach Entkopplung der Daten weiss auch GPTW Switzerland AG nicht mehr, welche Antworten zu welcher Person gehören.

Welche Daten werden an Dritte weitergegeben und für welche Zwecke?

Emprising™

Im Rahmen der Mitarbeitendenbefragung arbeitet GPTW Switzerland AG an verschiedenen Stellen mit Dritten. Die Befragungsplattform Emprising™ wird durch den Sub-Auftragnehmer Great Place to Work® Institute, Inc. (globale Dachorganisation) verwaltet und angeboten. Zur Durchführung der Mitarbeitendenbefragung werden zwei Applikationsmodule verwendet: Die Befragungsplattform Emprising™ und dem Kunden-Portal, welches die Administrations- und Verwaltungsplattform für Befragungen ist. Wenn Sie Administrator:in für die Befragungsplattform sind, oder wenn Sie als Führungskraft Zugang zu Befragungsresultaten erhalten haben, werden Ihre personenbezogenen Daten, namentlich Ihre E-Mail-Adresse, in jedem Fall auf dem US-Server, verwaltet durch Great Place to Work® Institute, Inc., gespeichert. Diese Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten ist notwendig, um Ihnen Zugang zur Verwaltung Ihrer Befragung und/oder zur Einsicht Ihrer Resultate zu geben und wird über das Kunden-Portal verwaltet.

Wenn Sie als Angestellte:r an der Befragung teilnehmen, werden Ihre personenbezogenen Daten entweder auf einem Server mit Standort in den USA oder Europa (Niederlande) gespeichert. Den Serverstandort für Ihre Befragung können Sie bei Ihrem Arbeitgeber anfragen. Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten (siehe Kapitel «Welche Personendaten werden gesammelt») ist notwendig, damit Sie an der Befragung teilnehmen können.

Alle Server werden mittels Microsoft Azure verwaltet und die Übermittlung der Antwortangaben zum Befragungsserver sind via AES-256 (256-bit) hochgradig verschlüsselt, sodass die Daten von Unbefugten nicht eingesehen werden können. Ein Abhören oder Mitschneiden der Mitarbeitenden-Antworten ist nahezu ausgeschlossen.

OMA

Im Rahmen der Mitarbeitendenbefragung arbeitet GPTW Switzerland AG an verschiedenen Stellen mit Dritten. Die Befragungsplattform OMA wird durch den Sub-Auftragnehmer Trust Lab Limited verwaltet und angeboten. Wenn Sie als Angestellte:r an der Befragung teilnehmen, werden Ihre personenbezogenen Daten auf einen Server verwaltet durch Trust Lab Limited gespeichert. Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten (siehe Kapitel «Welche Personendaten werden gesammelt») ist notwendig, damit Sie an der Befragung teilnehmen können.

Die Bearbeitung des Fragebogens erfolgt online direkt auf einem Server der Firma Trust Lab Limited mit Serverstandort in Polen. Alle Dateien werden auf sicheren, privaten, dedizierten Servern mit Übertragungen mit mindestens 256-Bit-SSL-Verschlüsselung gespeichert. Alle Sicherungsdateien sind verschlüsselt.

Sie können GPTW Switzerland AG unter CH_Helpdesk@greatplacetowork.com kontaktieren, um allgemeine Fragen im Zusammenhang mit der Befragung zu stellen. Weitere Informationen zu GPTW Switzerland AG finden Sie unter www.greatplacetowork.ch.